jueves, 19 de julio de 2007

Unidad 6 CONTROL

UNIDAD 6

CONCEPTO.

Si el control se estudia como ultima etapa del proceso administrativo, esto no significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando; incluso, para algunos autores el control forma parte de la planeación misma. De hecho, la información obtenida a través del control es básica para poder reiniciar el proceso de planeación.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aun que una empresa cuente con magníficos planes, una estructuras organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Tradicionalmente, se ha concebido el control como una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido. De tal manera vista, esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación, y que comprende solamente hechos pasados o históricos.

La anterior concepción es por demás equivocada, ya que el control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prevé y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, se revisaran algunas de las definiciones más aceptadas:

Burt K. Scanlan. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert Eckles, Ronald Carmichael Bernard Sarchert. Es la regulación de las actitudes, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

George R. Ferry. El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y, es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Henry Fayol. Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Harold Koontz y Cyril O’Donnell. Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección con las desviaciones, para asegurar la obtención del los objetivos de acuerdo con el plan.
Robert B. Buchele. El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
Robert C. Appleby. La medición y corrección de la realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente.



Elementos del concepto.

Del estudio de las anteriores definiciones, es posible obtener sus elementos coincidentes:

1.-Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la plantación. Como se dejo entrever, muchas de las técnicas de planeación, lo son también de control.
2.-Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
3.-Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.
4.-Establecer medidas correctivas. El objetivo del control es prever y corregir los errores.
Con base a estos elementos se puede definir al control como:
Evaluación y medición de la ejecución de los panes, con fin de detectar y prever desviaciones, y para establecer las medidas correctivas necesarias.

IMPORTANCIA.

El control es vital importancia dado que:
1.-Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
2.-Se aplican a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
3.-Determina y analiza rápidamente las causas que pueden organizar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro.
4.-Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
5.-proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeaciòn.
6.-Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.-Su ampliación incide directamente en la racionalizaciòn de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

PRINCIPIOS.

La ampliación racional del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

Equilibrio.

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente.

De los estanderes.

Se refiere a que los controles existen en función de la identificación de los estándares. Ningún control será valido si no se fundamenta en un estándar a seguir. Por tanto, es imprescindible establecer modelos, medidas específicas de actuación o estándares, que sirvan de patrón para evaluar lo establecido anteriormente. La efectividad del control esta en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y dinero.

De la oportunidad.

El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es decir debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medida correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones.

Todas las variaciones o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctas.

Costebilidad.

El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarles si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditué resultan menores que el costo y el tiempo que aplica su implantación.

De excepcion.

El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costo y tiempo, delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxiliaba de métodos probabilìsticos, estadísticos o aleatorios.

De la función controlada.

La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no será la persona mas idónea para auditarlos o determinar si son verídicos o no, que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de carácter personal.

PROCESO DE CONTROL

La secuencia de pasos necesarios para efectuar el control aparece en lo siguiente:

Identificación del estándar
Medición de resultados
Comparación
CONTROL
Retroalimentación
Corrección
Detección de Desviaciones

Antes de analizar cada paso del proceso de control es conveniente considerar lo siguiente:

La función del administrador no solamente se concreta a la formulación de planes, si no también implementarlos y revisarlos de manera constante para poder detectar a tiempo todas aquellas variaciones que son generadas por los cambios del medio. Para esta parte del control, es necesario recordar que la formulación de un plan se definió como los diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Desde la posición de control administrativo del diseño o esquema puede ser la tolerancia de 10 minutos para entrar al salón de clases (política), apagar el teléfono celular en el salón de clases (regla), vender 1000 unidades en mayo (objetivo), asignación de tiempo a las actividades (programa), los pasos a seguir para la reinscripción del siguiente semestre o para el requerimiento de materiales (procedimiento), colocar el hombre adecuado en el puesto adecuado (organigrama o descripción de puestos), la descripción grafica del procedimiento (diagrama de flujo), una forma, etcétera.

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Cuando usamos el control estamos ante una labor que implica verificar que los resultados estén de acuerdo con el plan (estándar). Se observa, el último párrafo, que plan y estándar es lo mismo. Un ejemplo sencillo nos ayudará a entenderlo mejor: El sastre o la costurera hacen una prenda de vestir de acuerdo con el modelo aceptado por el cliente. Si el traje o vestido están bien hechos quedaran satisfechos quienes lo hacen y quienes lo usan por estar de acuerdo, desde el principio, con el plan o estándar a seguir.

Sirvámonos del proceso administrativo para dar ejemplo de estándares en cada una de las etapas y que servirán para afirmar que lo determinado pasa a ser el modelo a controlar.


Identificación del estándar

Identificar el estándar que fue establecido y le va a servir como unidad de medida para evaluarlo, el cual es representa el estado de ejecución deseado en su aplicación.

Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares. Los modelos administrativos pueden ser cualitativos o cuantitativos.

Para llevar acabo su función vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna, confiable, válida, con unidades de medida apropiada, y fluida.


Comparación

Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.

Detección de desviaciones

Es el resultado de la comparación de la determinación de las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reponerse inmediatamente.

Corrección

La utilidad correcta y tangible del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar la acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa.

Retroalimentación

Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.


De la calidad de la información, dependerá el grado de rapidez con que se retroalimente el sistema.

Implantación de un sistema de control

Por último, es necesario encinar que antes de establecer un sistema de control se requiere:

Contar con objetivos y estándares que sean estables.
Que el personal clave comprenda y esté de acuerdo con los controles.
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos. Tomar en cuenta que un sistema de control por sí solo no contribuye a la eficiencia.
Evaluar la efectividad de los controles:

eliminando aquellos que no nos sirven.
Simplificándolos.
Combinándolos para perfeccionarlos.+


CARÁCTERISTICAS

Es un factor impredecible para el logro de los objetivos, éste debe reunir ciertas características para ser efectivo:

Reflejar la estructura organizacional

Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y de tipo de actividad que se desee controlar. Así, una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles de producción.

Oportunidad

Debe manifestarse un sistema de control inmediatamente a las desviaciones, siendo lo ideal que descubra antes de que se produzcan. El control será útil en tanto proporcione información en el momento mas adecuado.

Accesibilidad


Todo control debe establecer medidas sencillas y factibles de interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamental que los datos o informes de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos.

Ubicación estratégica

Resulta imposible e incosteable implantar controles para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico, se relaciona con el principio de excepción; enfatiza que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la corrección implique un alto costo.

FACTORES QUE COMPRENDE
EL CONTROL

Existen cuatro factores que deben se considerados al aplicar el proceso de control:

Cantidad.
Tiempo.
Costo
Calidad.

Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último, como su nombre lo indica, es eminentemente cualitativo.

CONTROL Y SU PERIOCIDICAD

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, suponiendo así clasificarse en:


a) Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
b) Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo. Un control esporádico de nada sirve para la consecución de las metas.
c) Control posterior. Se indica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información para los resultados obtenidos, en relación con lo preestablecido.

CONTROL POR ÁREAS FUNCIONALES

El control se aplica alas cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones. Se estudiaran las más usuales.

Control de producción

La función del control de esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. El control en esta área comprende cuatro funciones:

Control de calidad.

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica, tanto en las materias primas como en los productos terminados.


Control de inventarios

Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:

a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar pérdidas considerables en las ventas.
c) Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
e) Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

La organización debe contar con un inventario suficiente para satisfacer sus necesidades.

Clases de inventarios:

Materias primas. Son aquéllas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción y son utilizadas directamente en el mismo.
Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
Productos terminados. Son los que están listos para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las máquinas.

Control de la producción

Su objetivo fundamental es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción.

Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:

Disminución de tiempos ociosos.
Reducción de costos.
Evita demoras en la producción.
Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes.
Incrementa la productividad.



Control de compras

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:

a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas por el departamento solicitante.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material.
d) Determinación del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobación de precios.

Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:

a) Compras innecesarias, excesivas y caras.
b) Adquirir materiales de baja calidad.
c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.


Control de mercadotecnia

Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general, y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia.

La evaluación en toda esta área, proporciona fundamentos para:

a) Toma de decisiones de la organización en general.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d) Sirve también para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia, tales como:

Planeación de producción.
Inventarios.
Compras.
Investigación y desarrollo.
Tráfico.
Innovaciones en plana y equipo.
Finanzas: expansiones, fusiones.
Determinación de las necesidades de efectivo.
Necesidades de planta y de recursos humanos.

Control de ventas

Los pronósticos y presupuesto de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permiten fijar normas de realización sin las cuales sería imposible evaluar las ventas y fijar las cuotas que se deben cubrir.

Control de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Básicamente, comprende cuatro áreas:

Control presupuestal

Los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo, son también control financiero.
Un sistema de control presupuestado debe:

Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre sí los distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias para evita que se repitan.
Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondiente.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan.
Contribuir a lograr las metas de la organización.

Control contable

El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras, para que, en esta forma, la gerencia adopte las decisiones más atinadas para futuras actuaciones.

El control contable debe:

Proporcionar información veraz y oportuna
Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad
Orientar a la gerencia para determinar guías de acción, tomar decisiones y controlar las operaciones
Establecer las responsabilidades de los que intervienen en las operaciones
Evitar malos manejos y desfalcos
Detectar causas y orígenes, y no limitarse al registro de operaciones.

Para todo ello, es parte primordial del control, la contabilidad.


Costos

Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto, con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.

Auditoría

Tiene como función primordial, dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la información de la empresa y si sus resultados son auténticos. Esta evaluación se realiza con el fin de verificar:

La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.
Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad, generalmente aceptados, y que su aplicación sea consistente.

Control de recursos humanos

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento. Se lleva a cabo básicamente a través de la auditoría de recursos humanos.

Auditoría de recursos humanos

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias.


Evaluación de la Actuación

Como su nombre lo indica, la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como; rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.


Evaluación de Reclutamiento y Selección

Evaluar la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:

· Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa
· Retiros y despidos

Evaluación de Capacitación y Desarrollo

Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:

· Productividad: Estudios de productividad antes y después del entrenamiento
· Desarrollo del personal: Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los cursos de capitación

Evaluación de la Motivación

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:

· Encuestas de actitud
· Estudios de ausentismo, retardos y rotación
· Frecuencia de conflictos
· Buzón de quejas y sugerencias
· Productividad

Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones

La medida de la efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:

· Índices de accidente
· Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones
· Análisis de ausentismo
· Sugerencias y quejas
· Estudio de fatiga

Técnicas de Control (Controles)

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el procesos de control. Algunas de estas técnicas son: los sistemas de información, gráficas-diagramas, estudio de métodos. Métodos cuantitativos y el control interno.

Sistema de Información

Los sistemas de información comprenden todos aquellos medios a través de los cuales el administrador se allega de los datos e informes relativos al funcionamiento de todas y cada una de las actividades de la organización. Los sistemas de información comprenden técnicas tales como: contabilidad, auditoria, presupuestos, sistemas computarizados, sistemas mecanizados, archivo, formas, reportes e informes.

Reportes e Informes

Existen múltiples tipos de reportes e informes; básicamente pueden clasificarse en:

a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones
b) Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes

En términos generales, al diseñar, elaborar y presentar un informe es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:

1. Unidad del tema: Cada informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones

2. Concentración sobre las Excepciones: Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes

3. Claridad y Concisión: Los informes más largos, detallados y genéricos, originan confusiones y desatención por parte de quién los recibe

4. Complementarse con Prestaciones Gráficas, Audiovisuales y Verbales: De gran ayuda para la presentación de un informe puede ser la utilización de gráficas, material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía y enriquece la información

5. Equilibrio entre la Uniformidad y la Variedad: La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, mismos que no deben cambiarse constantemente, pero que requieren de revisiones y ajustes periódicos a fin de no caer en la rutina y obsolescencia

6. Frecuencia de los Reportes: El hecho de que para controlar sea necesario contar con información oportuna y periódica, no implica que ésta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario

7. Evaluación de a Información: Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, es decir, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada, completa y oportuna y si se justifica su costo

Formas

Las formas impresas son elementos indispensables para la transmisión de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento. Las formas facilitan la transmisión de información, además sirven APRA registrar adecuadamente las operaciones.

Control Interno

Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:

a) La obtención de información correcta y segura
b) La promoción de los activos de la empresa
c) La promoción de la eficiencia en la operación

1 comentario:

adam dijo...

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